Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi

Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 19.4.2018
Päivitetty 8.6.2018

Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry
Crazy Town
Viipurintie 4
13200 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
niina.kesamaa@eoppimiskeskus.fi
040 827 6378

Rekisterin nimi

Poluttamo – oma digipolku oppimiseen -hankkeen henkilörekisteri

HUOM. ESR Henkilö -järjestelmään liittyvä rekisteriseloste löytyy osoitteesta https://www.eoppimiskeskus.fi/projektit/poluttamo/poluttamo-rekisteriseloste.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään Poluttamo-hankkeen koulutusten, webinaarien ja muiden tapahtumien ja toiminnan käytännön järjestelyiden hoitamiseksi sekä tilaisuuksista viestimiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
• tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen
• suostumus siihen, että Poluttamo-hanke ja Suomen eOppimiskeskus ry voivat lähettää henkilölle tietoa tulevista tilaisuuksista

Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatiedot.

Rekisteriin voidaan tallentaa myös tieto henkilön osallistumisesta hankkeen toimintaan hanketoimijana tai ohjausryhmän jäsenenä.

Lisäksi henkilötietoja kertyy Poluttamo-hankkeen webinaarien ja etäyhteydellä välitettävien tilaisuuksien yhteydessä Adobe Connect -järjestelmään. Osallistuja kirjautuu järjestelmään valitsemallaan nimellä tai nimimerkillä. Järjestelmään kertyvistä lokitiedoista on tarkka listaus Adoben sivuilla: https://helpx.adobe.com/adobe-connect/adobe-connect-gdpr.html. Mikäli Adobe Connect -yhteyden kautta järjestettävästä webinaarista tai tilaisuudesta tehdään julkisesti jaettava tallenne, siitä kerrotaan aina osallistujille.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy hankkeen toiminnan yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset lähitilaisuuksiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavalio- ja allergiatietojen toimittaminen tarjoiluista vastaavalle taholle. Lisäksi hankkeen raportoinnin yhteydessä hankkeen rahoittajalle toimitetaan tietoja hankkeen järjestämistä tilaisuuksista sekä osallistujamääristä.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilörekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Poluttamo-hankkeen webinaarit ja etäyhteydellä välitettävät tilaisuudet järjestetään Adobe Connect -järjestelmän avulla. Tarkempia tietoja Adobe Connectin GDPR-valmiudesta sekä järjestelmän tallentamista tiedoista löytyy osoitteesta https://helpx.adobe.com/adobe-connect/adobe-connect-gdpr.html.

Tietojen julkisuus

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilörekisteriin on pääsy vain Poluttamo-hankkeen toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.

Adobe Connect -järjestelmän hallintapaneeliin on pääsy vain eOppimiskeskuksen toimijoilla.

Tietojen säilytysaika

Poluttamo-hankkeen toiminta-aika on 1.11.2015-31.10.2018. Hankkeen rahoituspäätöksen mukaisesti hanketta koskeva aineisto on säilytettävä 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.